Rechenbeispiel einer ganzheitlichen Kostenrechnung zum Thema Nachbesetzung und Kündigung
Kürzlich haben wir in einem unserer Kundenworkshops über das Thema Mitarbeitendenbindung gesprochen. Hierbei ging es darum, dass ein gutes Employer Branding auch immer Strahlkraft nach innen haben sollte – also auch zur Identifikation der eigenen Mitarbeitenden beitragen muss. Laut aktuellen Studien liegt die Korrelation einer starken Arbeitgebermarke zur Bindung von Mitarbeiter:innen bei bis zu 53%. Logisch – wer will schon einen attraktiven Arbeitgeber für einen unattraktiven verlassen. Es stellte sich uns die Frage, was kostet der Weggang eines oder einer Mitarbeiter:in eigentlich?
Wir haben das mit unserer Kundin am Beispiel einer Sachbearbeitungsposition einmal durchgerechnet.
Angenommen der Sachbearbeiter Thomas Müller ist seit drei Jahren im Unternehmen. Thomas war am Anfang motiviert, versteht aber immer weniger die Entscheidungen von „denen da oben“, spürt wenig Wertschätzung und wenn er so richtig ehrlich ist, kann er sich das Warum des Unternehmens – seinen Sinn - nicht erklären. Während seiner Zeit beim Unternehmen hat er mehrere Schulungen gemacht (pro Jahr zu Kosten von etwa 1.000€) und mit den entsprechenden Nebenkosten liegt sein Monatsgehalt bei 4.000€. Seine Kündigungsfrist liegt bei drei Monaten.
Aufgrund seiner Unzufriedenheit hat er sich vor sechs Monaten entschieden, sich nach einer neuen Stelle umzuschauen. Manchmal auch während der Arbeit. Und er hatte auch keine Lust mehr, sich so richtig ins Zeug zu legen. Lohnt sich ja eh nicht. Entsprechend hat er seine Arbeitsleistung heruntergefahren – sagen wir um 20%. Nach drei Monaten hat Thomas eine neue Arbeitsstelle gefunden. Er freut sich auf den Job und endlich eine sinnvolle Tätigkeit. Alles klingt besser und schon im Vorstellungsgespräch hat Thomas mehr Wertschätzung bekommen, als in den letzten drei Jahren. Er kündigt und macht ab dann wirklich Dienst nach Vorschrift, nimmt seinen Resturlaub und fährt seinen Einsatz weiter runter – sagen wir um 33% gegenüber dem Vorjahr. Mit seinem Chef und der Personalabteilung führt er Exit-Gespräche, gibt seinen Firmenrechner und die Schlüsselkarte ab und geht fröhlich seiner Wege.
Was kostet der Weggang von Thomas bis dahin das Unternehmen?
Beispiel der Vollkosten einer Eigenkündigung:
Schulungsinvestition in den letzten 3 Jahren (1.000€ / Jahr) = 3.000 €
Minderleistung nach innerlicher Kündigung (20%; 3 Monate) = 2.400 €
Minderleistung nach tatsächlicher Kündigung (33%, 3 Monate) = 4.000 €
Entlassungsformalitäten (ca. 10 Stunden bei ebenfalls 4.000€ Gehalt) = 250 €
Totale Kosten scheidende/r Mitarbeiter:in 9.650 €
ABER: Mit diesen Kosten ist Thomas‘ Stelle noch nicht nachbesetzt.
Die Personalabteilung hat nach der Kündigung sofort reagiert, hat Gespräche mit dem Vorgesetzten zur Nachbesetzung geführt. Gemeinsam wurde entschieden, die Stelle schnell auszuschreiben und auch die schnelle Nachbesetzung mit einer Stellenanzeige in verschiedenen Portalen zu unterstützen. In 2020 lag laut einer Studie des Bundesverbands der mittelständischen Wirtschaft die durchschnittliche Nachbesetzungszeit bei 107 Tagen. Unser Beispielunternehmen ist bekanntlich etwas weniger attraktiv. Also dauert es 120 Tage bis die Stelle von Thomas besetzt ist. In der Zeit sichtet die Personalabteilung 10 Bewerbungen und führt 5 Vorstellungsgespräche inklusive Vorbereitung. Zum Glück findet sich schnell eine neue Kollegin: Carola. Das Gehalt ist das gleiche wie bei Thomas und selbst die Kündigungszeit passte bei ihr. Carola hat so schon 120 Tage nach Thomas‘ Kündigung ihren ersten – hoffentlich schönen – Tag. Carola hat vorher in einer ganz anderen Branche gearbeitet. So hat sie am Anfang ganz normale Probleme, sich an die neuen Systeme und Abläufe zu gewöhnen. Ihre Leistung liegt daher bei etwa -50% im ersten Monat und bei -20% im ersten Jahr gegenüber der vollen Leistung von Thomas. Glücklicherweise kümmert sich ihre Kollegin Andrea nett um sie: Sie nimmt sich Zeit alles zu erklären und verbringt viel Zeit mit ihr. Auch bekommt Carola zusätzliche Schulungen im Wert von 1.000€, um schnell auf den „aktuellen Stand“ gebracht zu werden.
Was kostet die Einstellung von Carola das Unternehmen?
Beispiel der Vollkosten einer Neuanstellung:
Anzeigenkosten (z.B. Tageszeitung oder Stepstone; 3 Monate) = 3.000 €
Vorgespräche mit Fachbereich (ca. 2 Stunden) = 50 €
Sichtung von Bewerbungen (bei 10 Stück / 0,5 Std) = 125 € Bewerbungsgespräche und Bearbeitung (bei 5 Stück / 2,5 Std) = 300 € Einstellungsformalitäten (ca. 10 Stunden) = 250 €
Minderleistung während Einarbeitung (ca. 50%; 1 Monat) = 2.000 €
Einarbeitungszeit Kolleg:innen (ca. 20 Stunden) = 500 €
Minderleistung im ersten Jahr (ca. 20%) = 9.600 €
Zusätzlicher Schulungsbedarf im ersten Jahr = 1.000 €
Total neue Mitarbeiter:in 16.825 €
TOTALE KOSTEN VON EIGENKÜNDIGUNG UND NEUANSTELLUNG 26.475€
Sicherlich ist das ein Rechenbeispiel. Aber was wäre, wenn Thomas eine Bereichsleitungsfunktion gehabt hätte und neben den erhöhten Kosten ein teurer Headhunter oder eine Hiring Fee hinzugekommen wäre? Die Kosten vervielfachen sich.
26.475 Euro sind fast das Siebenfache des Monatsgehalts von Thomas. Hinzu kommt, dass man die Kündigung von Thomas sicherlich hätte vermeiden können. Durch Wertschätzung und einer höheren Identifikation mit seinen Aufgaben und dem Unternehmen. Durch eine starke Arbeitgebermarke mit Strahlkraft nach außen und innen.
In allen unseren Projekten bearbeiten wir das Thema Employer Branding ganzheitlich. Das bedeutet, dass wir keinesfalls Personalwerbung mit schicken Employer Branding Kampagnen isoliert betrachten. Unser Blick geht auch nach innen. Retention und Recruiting sind zwei Seiten des gleichen Diamanten – und müssen für den Erfolg eines Arbeitgebers in Zeiten des Fachkräftemangels anfangen zu strahlen! Neben mehrfach prämierter Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden beinhaltet dies auch die Entwicklung von Führungsleitbild, HR-Strategie, Change Management und nach Bedarf systemischen Coachings. Wir nehmen nicht nur jede Herausforderung an – wir schaffen nachhaltige und ganzheitliche Strahlkraft für Arbeitgeber.